En un reciente informe conjunto elaborado por Microsoft en colaboración con LinkedIn, titulado “Mapeando los Horizontes de la Inteligencia Artificial en el Entorno Profesional”, se obtuvieron valiosas percepciones de usuarios de la ampliamente utilizada suite Microsoft 365 en 31 países. Una estadística particularmente destacable reveló que el 75% de los profesionales ya incorporan la inteligencia artificial (IA) en sus rutinas laborales. Sorprendentemente, el 46% de estos individuos adoptaron estas tecnologías en un período inferior a seis meses. Aún más impresionante es el hecho de que el 78% de los usuarios de IA buscan activamente herramientas autónomas para impulsar su productividad, en lugar de depender exclusivamente de las soluciones proporcionadas por las organizaciones.

Ante un panorama tan amplio y dinámico de modelos y opciones de IA, especialmente con los recientes anuncios de Microsoft, Google y OpenAI, surge la pregunta: ¿cómo discernir qué herramientas son las más adecuadas para optimizar nuestras prácticas laborales?

El uso de la inteligencia artificial (IA) en el entorno de trabajo abre puertas a una infinidad de posibilidades creativas, ya sea para optimizar procesos y aumentar la eficiencia, o para encontrar inspiración que impulse el logro de metas y objetivos. No obstante, el desafío a menudo reside en la selección de la herramienta más adecuada para cada necesidad específica.

Una aproximación común para resolver esta cuestión es recurrir a plataformas como ChatGPT (de OpenAI), Gemini (de Google) y Copilot (de Microsoft), reconocidas por su capacidad para generar textos, informes, publicaciones en redes sociales, traducciones, correos electrónicos e incluso imágenes de forma eficiente. Sin embargo, dependiendo de la naturaleza de la tarea, puede ser necesario buscar herramientas especializadas.

Además de la producción de contenido, estos modelos también son hábiles en resumir documentos en PDF e identificar los puntos clave de un texto, con solo una solicitud detallada por parte del usuario. Integrados con servicios como Google Meet o Teams, también pueden generar actas de reuniones y tomar notas durante encuentros, simplificando aún más la gestión y documentación de las actividades profesionales.

Es crucial destacar que las inteligencias artificiales (IAs) son susceptibles a errores y, en ocasiones, pueden “alucinar”, generando datos o hechos ficticios. Por ello, es fundamental revisar minuciosamente toda la información contenida en un texto generado por IA. Además, es común que estas herramientas empleen expresiones poco convencionales y construyan frases con un sesgo excesivamente publicitario. En determinados contextos, puede ser prudente reescribir algunos fragmentos para una mejor adecuación.

Aquí hay algunos consejos valiosos para el uso eficaz de IA en el entorno laboral:

• Sea específico al formular sus comandos. Cuanto más detallado sea su prompt, mejor podrá la IA comprender sus intenciones.
• Esté preparado para ajustar sus prompts si el resultado inicial no cumple con sus expectativas o si considera posible obtener una respuesta más adecuada.
• Utilice palabras clave y frases relevantes para orientar eficazmente a la IA.
• Proporcione ejemplos y contextos para ayudar a la IA a comprender mejor lo que busca.

Al utilizar la versión más reciente de GPT-4, disponible gratuitamente para acceso desde computadora (la versión móvil requiere suscripción mensual), puede integrar archivos de Google Drive o OneDrive directamente en el chatbot, eliminando la necesidad de descargas adicionales. Además, la IA es capaz de interactuar dinámicamente y en tiempo real con tablas, gráficos, textos y presentaciones. La suscripción a ChatGPT Plus, que ofrece acceso completo a GPT-4 y otras funciones avanzadas, está disponible por aproximadamente 20 dólares al mes.

La más reciente actualización de ChatGPT confiere a la herramienta la habilidad extraordinaria de comprender conjuntos de datos y realizar tareas en lenguaje natural. Ahora, además de generar texto, ChatGPT podrá escribir y ejecutar código Python, manejar grandes volúmenes de datos e incluso crear gráficos de manera autónoma.

Para utilizar esta función revolucionaria cuando esté disponible, simplemente acceda a la pantalla del chatbot y haga clic en el botón de archivo adjunto, representado por un icono de clip metálico ubicado a la izquierda en la barra de prompt. Luego, seleccione “Conectar a Google Drive” o “Conectar a Google Docs” y, después de conceder acceso a ChatGPT, elija el archivo con el que desea trabajar.

En cuanto a Gemini, su integración directa con Google Workspace proporciona una serie de funciones avanzadas en diversas herramientas, como Gmail, Google Docs, Presentaciones, Hojas de Cálculo y Meet.

Algunas de las funcionalidades ofrecidas incluyen un asistente de escritura para correos electrónicos y documentos, disponible a través del botón “Ayúdame a escribir” en Gmail y Google Docs. Gemini es capaz de generar planes de proyectos, propuestas, resúmenes, descripciones de cargos y otros tipos de documentos de forma automatizada.

En Google Sheets, el botón “Ayúdame a organizar” puede crear modelos de tablas personalizados basados en sus descripciones, clasificando y etiquetando los datos en celdas de acuerdo con el contexto proporcionado. Además, Gemini puede crear tablas dinámicas, incluyendo cronogramas.

En Google Slides, el botón “Crear una imagen” ofrece ilustraciones y fotografías realistas para enriquecer sus presentaciones, además de otros recursos visuales.

En Meet, es posible personalizar el fondo en videollamadas, mejorar la calidad de imagen y sonido, activar subtítulos y traducciones automáticas, e incluso solicitar anotaciones durante videollamadas y resúmenes de los principales temas discutidos en reuniones.

Además, Google está introduciendo Vids, una aplicación integrada en Workspace para edición y creación de videos. Utilizando Gemini, Vids genera storyboards y presentaciones a partir de descripciones en texto, sugiere imágenes, clips y música, ofrece narraciones predefinidas con distintos tonos y emociones de voz, y permite la creación de guiones con ayuda de la IA.

Copilot, una innovación de inteligencia artificial de Microsoft, está integrado en Windows 11, en el navegador Edge y en la suite de productividad Microsoft 365. Sin embargo, el acceso completo a esta última opción no es gratuito. Además, para integrar Copilot en la herramienta de comunicación corporativa Microsoft Teams, es necesario obtener una licencia por separado.

La versión de Copilot para Microsoft 365 ofrece integración con una variedad de aplicaciones, como Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams, Loop, Edge for Business, entre otras. Al acceder a la herramienta, esta ya sugiere una serie de prompts útiles, incluyendo resúmenes de reuniones realizadas en Teams o de los últimos correos electrónicos recibidos en Outlook. Esto permite mantenerse actualizado con las comunicaciones sin necesidad de revisar cada una individualmente.

Cuando está integrado en Teams, Copilot facilita el seguimiento de las necesidades del equipo y agiliza las respuestas a los compañeros de trabajo. Permite transitar rápidamente entre los borradores generados por la IA y la finalización de materiales en las aplicaciones correspondientes, como Word o Excel. Además, es posible solicitar a Copilot anotaciones durante reuniones y la consolidación de la minuta al final de los encuentros, con el sistema funcionando de forma autónoma en la barra lateral mientras la reunión tiene lugar. Para optimizar el tiempo de conversación durante una llamada, la herramienta sugiere el momento ideal para cambiar de tema y ayuda en la creación, división y seguimiento de tareas mediante Microsoft Planner.

Para empresas y desarrolladores, Microsoft está permitiendo, mediante el uso de la IA, la creación de empleados virtuales capaces de realizar tareas automáticamente. Esto incluye monitorear bandejas de entrada de correo electrónico y automatizar tareas que comúnmente se realizan manualmente.